In den meisten Unternehmen zirkulieren Dokumente entweder in Office-Formaten (wie .docx, .xlsx, .pptx) oder als PDF-Dateien. Für die Publikation bestimmte Dateien liegen oft im Format eines Layoutprogramms vor – und das heißt heute fast immer: in Adobe InDesign. Internetpräsenzen und Datenbankdateien sind ein Fall für sich.
Zu Office-Formaten braucht man eigentlich nicht viel zu sagen. Vielleicht sollte man darauf hinweisen, dass die seit 2006 überholten Formate .doc, .xls, .ppt unsicher sind und heute wirklich nicht mehr verwendet werden sollten; sie sind beliebte Einfallstore für Viren und andere Schädlinge. Und viele nicht professionell erstellte Word-Dateien enthalten unsaubere Formatierungen und werden von uns durch eigene Formate ersetzt.
PDF-Dateien sind trotz jahrelanger Behauptungen an Softwareverkäufen interessierter Kreise keine bearbeitbaren Dateien. Exportfunktionen liefern meist nur Unsinn mit störenden Formatierungsartefakten. Wenn PDF-Dateien zu übersetzen sind, müssen sie zunächst in eine bearbeitbare Word-Datei mit Positionsangaben für das Layout umgewandelt werden. Diese wird dann übersetzt und in dieser (leicht verständlichen) Form geliefert – niemals als PDF-Datei.
Dokumente zur Veröffentlichung werden nach dem Manuskriptstadium heute oft in Adobe InDesign gelayoutet. Erst hier steht dann der Text in der Form, in der er eigentlich übersetzt werden müsste.
Nun sind Übersetzer normalerweise keine Layouter; das ist nicht ihre Aufgabe. Eine Investition in InDesign ist außerdem erheblich – weniger wegen der Softwarekosten, sondern insbesondere wegen der komplexen Fähigkeiten und schwierigen Bedienung des Programms, die eigentlich die Arbeit eines professionellen Designers erfordern.
Viele Übersetzer besitzen daher InDesign nicht und arbeiten nicht damit. Dann muss der Kunde die verstreuten Texte der InDesign-Datei manuell in Word oder eine Textdatei kopieren und nach erfolgter Übersetzung wieder in InDesign zurücksetzen. Dabei passieren viele Fehler, Auszeichnungen gehen verloren, und viel unnötige Arbeit ist es auch.
Für den Kunden wäre es natürlich wünschenswert, ein einmal aufwendig erstelltes InDesign-Layout auch für die Übersetzungen direkt nutzen zu können, ohne Umwege gehen zu müssen.
Wenn einige simple Voraussetzungen gegeben sind (siehe Kasten), können wir in der Regel Ihre InDesign-Dateien direkt bearbeiten. »Direkt« heißt jetzt allerdings nicht, dass wir jetzt die Übersetzung direkt in InDesign eingeben. Das wäre extrem zeitraubend und würde verhindern, dass der Übersetzer seine vielen Werkzeuge zur Recherche und zur Qualitäts- und Terminologiekontrolle nicht richtig einsetzen kann – Resultat: schlechte Übersetzungen. Vielmehr wandeln wir die .indd-Originaldatei von InDesign in ein Zwischenformat (.idml) um, übersetzen dies, lesen das Ergebnis wieder in InDesign ein und machen jetzt die erforderlichen Anpassungen in Ihrem bereits vorhandenen und vermutlich abgesegneten Layout. Meist geht es hier um die Anpassung von Feldern und Tabellen an längere Texte (bei der Übersetzung Englisch nach Deutsch werden Texte beispielsweise gern um 10 bis 20 Prozent länger), die Kontrolle von Trennungen und so weiter und manchmal auch – besonders bei Überschriften – einen attraktiveren Zeilenfall.
Wenn Sie übrigens die Grafiken zu Ihren Texten in Adobe Illustrator erstellt haben, können wir auch diese oft direkt umsetzen.
All dies lässt sich meist mit etwas Geschicklichkeit im Originallayout bewerkstelligen. Anschließend wird das Ergebnis wieder als .indd-Datei gespeichert und geliefert. Fertig!
Mehr als einige künstlerische Retuschen sollte der Layouter jetzt nicht mehr zu tun haben.
Falls beim Kunden die aktuelle Version von InDesign nicht installiert ist, können wir selbstverständlich auch eine abwärtskompatible .idml-Datei liefern.
Wir sind auch ziemlich geschickt bei der Bearbeitung von besonderen Dateiformaten, wie sie zum Beispiel im IT-Bereich häufig vorkommen. Einfach zeigen und nachfragen!
Internetpräsenzen sind ein anderes – komplexes – Thema.
Auch hierzu empfiehlt sich ein Gespräch zwischen dem Übersetzer und dem zuständigen IT-Techniker oder Webdesigner.
HTML-Dateien und viele XML-Dateien können wir bearbeiten, aber oft braucht es deutlich mehr für die Weiterverarbeitung als ein einfaches Ersetzen des Textes.